Eventualmente, nos deparamos com a situação em que visitantes ou prestadores de serviço precisam ter acesso às instalações da empresa.
Essa é uma ocorrência comum em diversos setores, desde indústrias e fábricas até escritórios corporativos e centros de pesquisa.
Para que essa interação seja produtiva e, acima de tudo, segura, a empresa deverá estar preparada para receber visitantes com a máxima segurança possível.
É essencial que a companhia não apenas se preocupe com a proteção de seus próprios colaboradores, mas também com a integridade física de quem está de passagem.
Este é o tema do nosso Diálogo Diário de Segurança (DDS) de hoje: o que precisamos fazer para receber visitantes ou prestadores de serviços em nossas instalações operacionais?
Abordarei os principais pontos que garantem uma recepção organizada e segura, minimizando riscos e promovendo um ambiente de trabalho protegido para todos.
O compromisso com a segurança dos visitantes
Todos que entram em instalações, principalmente na área operacional, deverão receber um mínimo de informação para segurança.
Essa é uma premissa básica e não deve ser negligenciada.
A falta de conhecimento sobre os riscos e procedimentos de segurança pode levar a acidentes, com consequências para o visitante, para a equipe e para a própria empresa.
Há diversos formas de passar essas informações:
- vídeos de integração: são ótimas ferramentas visuais, que podem cobrir os pontos mais críticos em poucos minutos
- apresentações presenciais: permitem a interação e o esclarecimento de dúvidas em tempo real
- materiais escritos: folders, cartilhas e informativos que o visitante pode consultar, servindo como um guia rápido durante sua permanência. É importante que esses materiais sejam claros, concisos e em linguagem acessível.
A escolha do método dependerá da natureza da visita, do tempo disponível e do perfil do visitante, mas o objetivo é sempre o mesmo: garantir que as informações de segurança sejam transmitidas.
Antes da entrada
As dicas abaixo são importantes para um controle de acesso eficiente e seguro:
- A identificação do visitante: solicitação de um documento com foto (RG, CNH, passaporte) é indispensável para comprovar a identidade.
- Identificação da empresa de vínculo do visitante ou prestador de serviço: saber a origem do visitante ajuda a contextualizar a razão da presença e a validar sua entrada.
- Motivo da visita: é fundamental entender o propósito da visita para direcioná-lo corretamente e garantir que ele tenha acesso apenas às áreas pertinentes.
- Nome e departamento do profissional que irá acompanhar e ser responsável pelo visitante/prestador de serviço: designar um acompanhante é uma medida de segurança importante. Essa pessoa será o elo entre o visitante e a empresa, orientando-o e garantindo o cumprimento das normas.
- Condições especiais de saúde do visitante: conhecer possíveis alergias, condições médicas preexistentes ou restrições de mobilidade permite que a empresa esteja preparada para agir em caso de emergência e, se necessário, adapte o percurso ou as atividades.
- Contato (telefone) da pessoa a ser avisada em caso de acidente: este é um dado crítico para acionar a família ou responsável legal em situações de emergência.
Esses itens buscam conhecer quem está entrando nas instalações da empresa, o que pode evitar situações inseguras e proteger o patrimônio e a integridade da companhia.
O controle de acesso é a primeira linha de defesa.
Durante a visita
No momento da integração e orientação sobre as informações de segurança, é importante atentar para detalhes que podem fazer a diferença:
- Fornecimento de EPI, se for necessário: Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) são obrigatórios em muitas áreas operacionais. O visitante deve receber os EPIs adequados (capacete, óculos de segurança, protetor auricular, calçados de segurança, etc.) e ser instruído sobre seu uso correto.
- O visitante deverá estar sempre acompanhado, não se afastando do grupo: a supervisão é importante para evitar que ele acesse áreas de risco ou restritas.
- Respeitar sempre a sinalização de segurança: placas, avisos e demarcações são guias importantes. O significado da sinalização deve ser reforçado na integração.
- Apresentar claramente as normas internas de circulação na área: definir caminhos seguros, áreas de passagem e limites.
- Mostrar como proceder em caso de emergência: o visitante deve saber o que fazer em situações como incêndios, vazamentos ou acidentes.
- Ponto de encontro em caso de emergência: um local seguro e pré-determinado para onde todos devem se dirigir em caso de evacuação.
- Explicar os sinais de alarme e emergência: o visitante precisa reconhecer os diferentes tipos de alarme e saber o que cada um significa.
Conclusão
Quando se trata de visitantes, a diversidade de pessoas pode ser grande, desde estudantes em uma excursão até parceiros comerciais e fornecedores.
A empresa deve estar preparada para recepcionar os mais diversos tipos, adaptando seus protocolos conforme a necessidade, mas sempre mantendo o foco na segurança.
Isso significa que, embora existam diretrizes gerais, pode ser necessário ajustar a linguagem da integração para um grupo de crianças, por exemplo, ou fornecer informações mais técnicas para especialistas.
A flexibilidade sem comprometer a segurança é a chave.
E a preocupação em receber visitantes com segurança é dever e responsabilidade da empresa. É um investimento na proteção de vidas e na imagem da organização.
Uma empresa que se preocupa com a segurança de seus visitantes demonstra profissionalismo, responsabilidade social e um comprometimento genuíno com um ambiente de trabalho seguro para todos.
Sigam as dicas apresentadas e vamos manter seguros os nossos visitantes.
A segurança é um valor que se constrói diariamente, com atenção, informação e o engajamento de todos!
