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Os 5S: os cinco sensos da qualidade

Uma empresa que zela por qualidade está sempre um passo a frente das outras. E para que essa qualidade seja alcançada, existem diversas ferramentas para tal fim. Dentre as mais conhecidas está a dos 5S, que consiste num programa altamente versátil, podendo ser aplicado em diversos tipos de empresas e órgãos, inclusive em residências. Esse programa traz benefícios a todos que convivem no local, melhora o ambiente, as condições de trabalho, saúde, higiene proporcionando, consequentemente, qualidade e eficiência.

Mas o que significa 5S?

O conceito desse método surgiu no Japão, onde cada um dos conceitos começa com a letra “S”, por isso o nome 5S. E como funciona?

Trata-se de um sistema de cincos conceitos básicos e simples, porém essenciais, que fazem a diferença dentro do sistema de qualidade.

E qual é o objetivo do programa?

Combater eventuais perdas e desperdícios nas empresas, indústrias ou em casa. Procura modificar o comportamento e as atitudes das pessoas, conscientizando da importância dos conceitos e de que forma devem ser utilizados.

Por exemplo: quando aplicado na empresa facilita a identificação de materiais, descarte de itens antiquados e melhora a qualidade de vida e o ambiente de trabalho para os membros da equipe.

E no que consiste cada conceito, ou seja, o que significa cada “S”?

• 1o S: Senso de Utilização, Arrumação, Organização, Seleção

Separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário. É a fase de colocar ordem no trabalho, para que somente o que for necessário e aplicável seja utilizado. Por exemplo:

- o que é sempre utilizado deve ficar próximo ao local de trabalho;

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- o que é desnecessário deve ser eliminado, pois ocupa espaço que poderia ser ocupado por outra coisa.

Dessa forma evita-se gastos com espaço, facilita-se o arranjo físico do local, aumenta a produtividade das pessoas, melhora o senso de organização e torna mais fácil a operação da empresa.

• 2o S: Senso de Ordenação, Sistematização, Classificação, Limpeza

O objetivo é arrumar tudo para que qualquer coisa possa ser facilmente localizada independente de quem esteja procurando. De forma a melhorar esse processo pode-se:

- padronizar as nomenclaturas;

- usar cores padrão na identificação de objetos;

- determinar o local de armazenamento de cada objeto;

- não deixar objetos ou móveis no meio do caminho.

Assim menos tempo é desperdiçado buscando o que é preciso, há uma menor necessidade de controle do estoque, há uma melhora na racionalização do trabalho e com isso a diminuição do esforço físico e mental e facilita a limpeza do local de trabalho. O lema dessa fase é “um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”

• 3o S: Senso de Limpeza

É obrigatório manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar. Deve haver uma conscientização de todos em relação à importância de estar em um ambiente limpo e que qualidade e segurança surgem como benefícios dessa atitude.

Para que isso aconteça, é necessário que as pessoas habituem-se a:

- limpar os equipamentos após o uso;

- aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira;

- dar a destinação correta ao lixo, quando houver.

Vale ressaltar, que para a manutenção da boa imagem de uma empresa, não somente seu espaço físico deve estar impecável, mas também deve haver honestidade no ambiente de trabalho e um bom relacionamento entre as pessoas.

• 4o S: Senso de Saúde e Higiene

O que se espera é a manutenção de um ambiente de trabalho sempre favorável à saúde e higiene. Ter higiene consiste em manter limpeza e ordem. Em um ambiente limpo a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode produzir com qualidade. No estabelecimento dessa fase, as três anteriores devem estar devidamente implantadas. Para isso, deve-se capacitar algumas pessoas para avaliar se os conceitos estão sendo aplicados. Outras ações também devem ser tomadas:

- eliminar as condições inseguras do trabalho;

- humanizar o local de trabalho para uma boa convivência;

- manter o respeito perante todos, independente do cargo ou função;

- cumprir horários;

- manter o trabalho em dia.

Com a manutenção desses conceitos há uma evolução no desempenho do pessoal, ocorre uma prevenção aos danos causados à saúde, aumenta-se a auto-estima das pessoas e a imagem da empresa melhora interna e externamente.

• 5o S: Senso de Autodisciplina

O que se espera ao chegar ao quinto “S” é que todas essas atitudes

citadas anteriormente se tornem um habito, um modo de vida. Com isso:

- a comunicação do pessoal do trabalho melhora;

- visões, valores e metas de uma pessoa passam a ser compartilhados por todos;

- as pessoas treinam uma virtude conhecida como paciência;

- e aprendem a ser persistentes e não abandonar os conceitos aprendidos dentro dos 5S.

Para que a autodisciplina seja alcançada deve haver conscientização e um constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. Pense nas respostas para as perguntas a seguir, como forma de treinamento do programa 5S.

1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?

2. O que pode ser útil para outro setor?

3. O que pode ser consertado?

4. É possível trabalhar de forma a economizar tempo?

5. Como posso agir para melhorar o ambiente de trabalho?

Com o tempo esse modo de pensar torna-se parte da vida das pessoas, passando a ser natural e consciente. Cada um estando ciente de suas responsabilidades, tendo suas funções definidas e sendo treinado para agir com eficiência mantêm-se a segurança no local de trabalho e o objetivo de alcançar a qualidade é obtido.

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